Ga naar inhoud

SharePoint Opzetgids — BORIS Documentenplatform

Stap-voor-stap: Communication Site + documentdeling voor stakeholders

Fase 0 — Fundament voor het KWP-ecosysteem

Versie: 1.0 Datum: Maart 2026 Status: Uitvoeringsgereed Eigenaar: Niels Postma — Product owner Buurts Ecosysteem Vertrouwelijkheid: Intern — niet voor externe distributie Doel: BORIS-documenten beschikbaar stellen aan stakeholders via SharePoint, als directe voorloper van de KWP-infrastructuur

Inhoudsopgave

Overzicht en aanpak

Deze gids zet je in één werkdag een SharePoint Communication Site op die drie functies tegelijk vervult:

  1. Nu: Leesbare, toegankelijke publicatie van de BORIS-documenten voor alle stakeholders — bestuur, management, ICT, FG, professionals.
  2. Q2 2026: De site wordt het fundament van de KWP Autisme-pilot — de eerste kenniswerk-platform landingspagina.
  3. Q1 2027: De site groeit door naar de volledige KWP-infrastructuur die in het architectuurdocument is beschreven.

Je bouwt dus niet iets tijdelijks — je legt de eerste steen van de productie-architectuur.

Tijdsinvestering: 3–5 uur voor de volledige opzet. Vereisten: SharePoint Online beheerrechten of een sitecollection-admin in jouw tenant.

Stap 1 — Communication Site aanmaken

1.1 Site aanmaken

  1. Ga naar https://[jouwtenant].sharepoint.com
  2. Klik linksboven op het wafelmenu → SharePoint
  3. Klik op + Site maken (of Create site in Engelse tenant)
  4. Kies Communicatiesite (Communication site)
  5. Kies het template Leeg (Blank) — je bouwt de structuur zelf op
  6. Vul in:
  7. Sitenaam: BORIS — Buurts Ecosysteem
  8. Site-adres: boris → dit geeft [tenant].sharepoint.com/sites/boris
  9. Beschrijving: Kennisplatform voor het Buurts AI-ecosysteem — architectuur, businesscase en KWP's
  10. Taal: Nederlands
  11. Klik Voltooien — de site wordt binnen 1–2 minuten aangemaakt

1.2 Site-instellingen controleren

Na aanmaken: Instellingen (tandwiel) → Site-informatie → controleer: - Privacyinstelling: Privé (niet openbaar) - Siteeigenaar: jouw account

Stap 2 — Mappenstructuur en Document Libraries

Je maakt twee Document Libraries. Dit sluit direct aan op de architectuur: de eerste is de Green Zone (openbaar voor alle medewerkers), de tweede is straks de basis voor de KWP-structuur.

2.1 Library 1 — Projectdocumenten (Green Zone)

  1. Ga naar Site-inhoud (linksboven tandwiel → Site-inhoud, of via URL: /sites/boris/_layouts/15/viewlsts.aspx)
  2. Klik op + Nieuw → Documentbibliotheek
  3. Naam: Projectdocumenten
  4. Beschrijving: Architectuur, businesscase en financieel addendum — leesbaar voor alle stakeholders
  5. Klik Maken

2.2 Library 2 — KWP Autisme (voorbereid voor pilot)

  1. Herhaal stap 2.1
  2. Naam: KWP Autisme
  3. Beschrijving: Kenniswerkplaats Autisme — pilot Q2 2026

2.3 Metadata-kolommen toevoegen aan Projectdocumenten

In de library Projectdocumenten:

  1. Klik op + Kolom toevoegen (bovenaan de library-weergave)
  2. Voeg de volgende kolommen toe:
Kolomnaam Type Waarden
Documenttype Keuze Architectuurdocument; Businesscase; Financieel Addendum; KWP
Versie Tekst (één regel) —
Status Keuze Concept; Ter review; Vastgesteld
Doelgroep Keuze (meervoudig) Bestuur; Management; ICT; FG; Professionals; Extern
Datum Datum —
  1. Sla elke kolom op met Opslaan

Stap 3 — Documenten uploaden en voorbereiden

De .md-bestanden zijn prima op te slaan in SharePoint, maar worden niet direct mooi weergegeven als webpagina. Je hebt twee opties:

Optie A — Direct uploaden als .md (aanbevolen voor nu)

SharePoint toont .md-bestanden als downloadbare bestanden. Gebruikers openen ze in VS Code, Typora, of een browser-extensie. Snel en voldoende voor stakeholders die gewend zijn aan markdown.

  1. Ga naar de library Projectdocumenten
  2. Sleep de drie bestanden hierheen:
  3. BORIS_Architectuurdocument_v1.0.md
  4. BORIS_Businesscase_v2.0.md
  5. BORIS_Financieel_Addendum_v1.0.md
  6. Klik na upload op elk bestand → Details (het info-icoontje rechts) → vul de metadata-kolommen in:
Bestand Documenttype Versie Status Doelgroep
Architectuurdocument Architectuurdocument 1.0 Concept Bestuur; Management; ICT; FG
Businesscase Businesscase 2.0 Concept Bestuur; Management
Financieel Addendum Financieel Addendum 1.0 Concept Bestuur; Management

Optie B — Omzetten naar SharePoint-pagina's (aanbevolen voor bereikbaarheid)

Hiermee zijn de documenten direct leesbaar in de browser zonder download. Meer werk, maar veel gebruiksvriendelijker voor bestuur en medewerkers.

Voor elk document: 1. Ga naar de Homepagina van de site 2. Klik op + Nieuw → Pagina 3. Kies het template Leeg 4. Geef de pagina een titel (bijv. Architectuurdocument v1.0) 5. Voeg een Tekst-webpart toe en plak de markdown-inhoud in - SharePoint-editor accepteert basis markdown automatisch (koppen, vet, tabellen, lijsten) - Tabellen: kopieer de markdown-tabel direct — SharePoint converteert ze 6. Klik op Publiceren 7. Herhaal voor alle drie documenten

Tip: Begin met de Businesscase als prioriteit — dat is het document dat het bestuur als eerste leest.

Stap 4 — Toegangsgroepen en permissies

Dit is de implementatie van de Green/Yellow/Red Zone-structuur uit het architectuurdocument, toegepast op de huidige documentenset. Alle huidige documenten zijn Green Zone (geen cliëntdata).

4.1 SharePoint-groepen aanmaken

Ga naar Site-instellingen → Sitebeheer → Sitemachtigingen → Geavanceerde machtigingsinstellingen:

Maak de volgende groepen aan (of pas de standaardgroepen aan):

Groepsnaam Machtigingsniveau Wie
BORIS-Eigenaren Volledig beheer Jij als projectleider + ICT-beheer
BORIS-Redacteuren Bewerken Community Owners, afdeling L&O
BORIS-Lezers Lezen Bestuur, management, FG, professionals, teamleiders

4.2 Groepen vullen

  1. Klik op de groep → Nieuw → voeg e-mailadressen toe van de betreffende personen
  2. Voor BORIS-Lezers: voeg de AAD-groep van alle medewerkers toe als dat beschikbaar is, zodat je niet individueel hoeft uit te nodigen

4.3 Library-niveau permissies (KWP Autisme — toekomstig)

De library KWP Autisme krijgt later aparte permissies (Yellow Zone: alleen pilotteam). Voor nu: zelfde als de site-brede permissies.

Stap 5 — Homepagina inrichten

De homepagina is het startpunt voor alle stakeholders. Houd het overzichtelijk en functioneel.

5.1 Pagina bewerken

Ga naar de homepagina → klik Bewerken (rechtsboven)

5.2 Webparts toevoegen

Bouw de pagina op met de volgende secties van boven naar beneden:

Sectie 1 — Hero banner - Webpart: Hero - Titel: BORIS — Buurts Ecosysteem - Ondertitel: Kennisplatform voor het Buurts AI-ecosysteem - Knop: Lees de Businesscase → link naar businesscase-pagina of -bestand

Sectie 2 — Drie documenten als kaarten - Webpart: Snel koppelingen (Quick links) - Voeg drie kaarten toe:

Kaart Link Beschrijving
Architectuurdocument v1.0 Link naar bestand/pagina Technische specificatie en implementatieplan
Businesscase v2.0 Link naar bestand/pagina Investeringsvoorstel voor het bestuur
Financieel Addendum v1.0 Link naar bestand/pagina Onderbouwing kosten, baten en berekeningen

Sectie 3 — Nieuwsberichten (optioneel) - Webpart: Nieuws - Gebruik dit later voor updateberichten over de pilot

Sectie 4 — Documentenbibliotheek - Webpart: Documentbibliotheek - Koppel aan Projectdocumenten - Stel de weergave in op: Naam, Documenttype, Versie, Status, Datum

5.3 Opslaan en publiceren

Klik Opslaan als concept eerst om te controleren → daarna Publiceren

Stap 6 — Navigatie en metadata

6.1 Linkernavigatie instellen

Ga naar Instellingen → Navigatie bewerken:

├── Home
├── Projectdocumenten
│   ├── Architectuurdocument
│   ├── Businesscase
│   └── Financieel Addendum
├── KWP Autisme  (pilot — Q2 2026)
└── Over BORIS

6.2 Site-metadata (voor zoekbaarheid in MS365)

Ga naar Site-instellingen → Site-informatie: - Sitebeschrijving: BORIS — Buurts AI-ecosysteem. Architectuur, businesscase en KWP-kennisplatform. - Hubs: koppel de site aan de Buurts-hubsite als die bestaat (dit verbetert zichtbaarheid in MS365-zoekopdrachten)

Stap 7 — Publiceren en stakeholders uitnodigen

7.1 Uitnodigingsmail opstellen

Stuur een korte mail naar de stakeholders. Voorbeeld:

Onderwerp: BORIS Ecosysteem — documenten beschikbaar via SharePoint

Beste [naam],

De kernstukken van het BORIS-project zijn nu beschikbaar via SharePoint: - Architectuurdocument v1.0 — technische specificatie - Businesscase v2.0 — investeringsvoorstel voor het bestuur - Financieel Addendum v1.0 — onderbouwing kosten en baten

Toegang via: [link naar SharePoint-site]

Het formele beslismoment is gepland in Q4 2026, op basis van de pilotresultaten in Q2–Q3 2026. De documenten zijn concept en worden bijgewerkt naarmate het project vordert.

Vragen? Neem contact op met Niels Postma.

7.2 Toegang verlenen

Twee manieren:

Optie 1 — Via de uitnodigingsmail: Ga naar de site → tandwiel → Sitetoegangsbeheer → Leden uitnodigen → voer e-mailadressen in → selecteer groep BORIS-Lezers

Optie 2 — Via AAD-groep (aanbevolen als die bestaat): Voeg de bestaande Azure AD-groep van medewerkers/management toe aan de SharePoint-groep BORIS-Lezers. Nieuwe medewerkers krijgen dan automatisch toegang.

Stap 8 — Koppeling met Teams

De BORIS-site moet ook bereikbaar zijn vanuit Microsoft Teams — dat is de primaire werkomgeving van de medewerker.

8.1 SharePoint-tabblad toevoegen aan Teams-kanaal

  1. Ga naar het relevante Teams-kanaal (bijv. Projectteam BORIS of Management)
  2. Klik op het + naast de tabbladen bovenaan
  3. Zoek op SharePoint
  4. Kies Pagina uit een SharePoint-site
  5. Selecteer de BORIS-site → selecteer de Homepagina
  6. Naam van tabblad: BORIS Platform
  7. Klik Opslaan

8.2 Documentenbibliotheek als tabblad (optioneel)

Herhaal stap 8.1, maar kies in stap 4 Documentbibliotheek → selecteer Projectdocumenten. Medewerkers kunnen dan direct vanuit Teams door de documenten bladeren zonder de browser te openen.

Doorgroeipad naar BORIS

De site die je nu opzet is niet tijdelijk — het is de eerste fase van de productie-architectuur. Hieronder staat hoe de site doorgroeit per kwartaal.

Kwartaal Toevoeging Actie
Nu (maart 2026) Projectdocumenten online Deze gids uitvoeren
Q2 2026 — Pilot KWP Autisme als eerste kenniswerk-platform Library KWP Autisme vullen met gevalideerde content, Community Owner toewijzen
Q3 2026 — Sandbox Permissiestructuur uitbreiden (Yellow Zone) AAD security groups per KWP aanmaken conform architectuurdocument §5.2
Q4 2026 — Go/No-Go Executive dashboard via Power BI Power BI-rapport embedden op managementpagina (LUMEN-functie)
Q1 2027 — Live-gang BORIS-agents koppelen via Copilot Studio MCP-connector actief; agents raadplegen SharePoint als kennisbron
Q2–Q3 2027 — Opschaling KWP GGZ, LVB, Jeugd, Collectiviseren Nieuwe libraries per KWP, eigen Community Owner, eigen landingspagina

De één beslissing die alles makkelijker maakt

Geef de site nu al de juiste URL: /sites/boris. Dit is het adres dat later in alle agentconfiguraties, Copilot Studio-koppelingen en Power Automate-flows terugkomt. Als je nu een tijdelijke naam kiest, moet je later alles herbenoemen.

Samenvatting: checklist voor dag 1

  • [ ] Communication Site aangemaakt op /sites/boris
  • [ ] Privacyinstelling: Privé
  • [ ] Library Projectdocumenten aangemaakt met metadata-kolommen
  • [ ] Library KWP Autisme aangemaakt (leeg, klaar voor Q2 2026)
  • [ ] Drie .md-bestanden geüpload en metadata ingevuld
  • [ ] Toegangsgroepen aangemaakt: Eigenaren / Redacteuren / Lezers
  • [ ] Homepagina ingericht met Hero + Snel koppelingen + Documentenbibliotheek
  • [ ] Navigatiestructuur ingesteld
  • [ ] Teams-tabblad toegevoegd in projectkanaal
  • [ ] Uitnodigingsmail verstuurd naar stakeholders

— Einde document —