Ga naar inhoud

Strategische Borging: Data-Sjablonen & Rol van de Aandachtsfunctionaris

Datum: 13 maart 2026 Onderwerp: Deep dive op de organisatorische randvoorwaarden voor een lerend ecosysteem: Het standaardiseren van team-input (datageneratie) en het verankeren van het mandaat van de Aandachtsfunctionaris (AF).

DEEL 1: Datageneratie via Standaardsjablonen in Teamrituelen

Je inzicht om sjablonen te gebruiken is strategisch spot-on. "Garbage in is Garbage out". Als data ongestructureerd in Word-verslagen blijft hangen, kan het BNS er niets mee.

De Strategie: De "Micro-Datapoints" aanpak

In plaats van hele dossiers te parsen, dwingen we via Microsoft SharePoint en Teams gestructureerde data-ingave af via formulieren en PowerApps. Deze formulieren koppelen we direct aan de Universele Data-Standaard (UDS).

Mogelijkheden & Opties:

  1. Het "MDO / Intervisie Formulier" (Standaardisatie): Bij elk multidisciplinair overleg (MDO) of teamintervisie is er een verplicht digitaal SharePoint sjabloon. Conceptueel veld-voorbeeld:

    • Knelpunt (Drop-down via UDS): Huisvesting, Prikkelverwerking, Financiën.
    • Oorzaak (Vrije tekst): ...
    • Besproken Interventie (Drop-down): Casemanagement, Netwerkversterking, etc.
    • Verwachte Uitkomst / Utility: ...

  2. Innovatie: De AI Notulist (Auto-Fill): Waarom zouden medewerkers dit zelf moeten typen? Gebruik M365 Copilot of een BORIS-agent om mee te luisteren tijdens het Teams-overleg (of transcriptie van voice-memo's als ze fysiek samenkomen).

    • De AI vult uit zichzelf het sjabloon in op basis van het gesprek.
    • Het team hoeft aan het eind van het overleg alleen op [Accorderen] te klikken. Zo creëer je datasets zonder administratieve last.

  3. Verdere Ontwikkeling (Macro-trends Detecteren): Als elk van jullie 20 wijkteams wekelijks 3 anonieme inzichten deelt via deze sjablonen, bouwt BORIS een enorme dataset op. De LUMEN-agent (Management) kan nu macro-analyses draaien: "Let op Bestuur: De afgelopen 3 weken rapporteren 6 onafhankelijke teams via het MDO-formulier een toename in verward gedrag rondom Daklozenopvang X. Start preventieve maatregelen."

DEEL 2: De Rol en het Mandaat van de Aandachtsfunctionaris (AF)

De Aandachtsfunctionaris is de kritische succesfactor (De Spaak in het Karrenwiel). Momenteel is deze rol vaak informeel, wat leidt tot overbelasting ("doing it on the side"). We moeten de rol verheffen tot Data-Steward & Mentor.

A. Verantwoordelijkheden op Teamniveau (De Wijk)

Op teamniveau fungeert de AF niet als degene die "de lastige gevallen overneemt", maar als degene die de Handelingsverlegenheid (DES < 12) weert.

  • De "Yellow Zone" Validator: Wanneer het Bayesiaanse model inschat dat een casus hoog-risico is, vereist het systeem een autorisatie ("Human-in-the-Loop"). De AF accordeert wekelijks deze Yellow-Zone beslissingen in het dashboard.
  • Mentor on the Job: In plaats van achter de schermen bestanden goed te keuren, bespreekt de AF maandelijks de "Top 3 gefaalde AI-adviezen" met het lokale team. Leren door uitzonderingen.
  • Brug naar Specialistische Partners: De AF heeft rechtstreeks contact, eventueel in hetzelfde LDF-dashboard, met L3/L4 specialisten (Psychiatrie, Zware Verslavingszorg) om de triage te optimaliseren en de warme overdracht vlekkeloos te laten verlopen.

B. Verantwoordelijkheden op KWP-Niveau (De Community)

De Kenniswerkplaatsen (4x per jaar) moeten transformeren van "leuke informatieve middagen" naar Datagedreven Bijstel-sessies. Dit kun je sturen door expliciete "Huiswerk/Data-aanlevering" te eisen.

Het KWP Protocol (Voor, Tijdens, Na):

  1. De Aanlevering (Vooraf): Twee weken voor de KWP draait de AF een rapportage uit BORIS (het AF-Dashboard) over zijn/haar team. Dit dashboard toont:
    • Welke interventies binnen dit domein (bijv. Autisme) werkten het best?
    • Waarop liep de BNS predictie het vaakst stuk?
    • Welke kennis (Bronze Evidence) heeft hun team voorgedragen via de teamformulieren?
  2. Tijdens de KWP (De Synthese): De 15 AF'ers leggen deze 15 datapunten naast elkaar. Ze besluiten gezamenlijk: Klopt onze theorie nog? Moeten we de waarschijnlijkheden (CPT's) in BORIS aanpassen? Welke nieuwe protocollen moeten verheven worden tot "Silver Evidence"?
  3. Na de KWP (Implementatie): De Community Owner (L&D/Staf) zorgt dat de besproken wijzigingen in de UDS en het Bayesiaanse model worden doorgevoerd. De AF neemt het nieuwe beleid ('The Updated Engine') mee terug naar de wijk om het team daarin te trainen.

C. De Strategie voor Verankering (HR & Organisatie)

Dit vereist harde afspraken vanuit management:

  • Mandaat in Uren: Een AF-rol kán niet bovenop een 100% caseload. Reserveer contractueel (bijv.) 4 tot 6 uur per week puur voor "Kennisvalidatie, BORIS-dashboard beheer & Mentoring".
  • Job Carving: Werk HR-profielen bij. Een 'Generalist (Naaf)' is deskundigheid niveau 1-2. Een 'AF (Spaak)' is deskundigheid niveau 3. Koppel dit eventueel aan functiewaardering.
  • Gedeeld Eigenaarschap: Zorg dat de doelstelling (bijv. "AES-score naar 15.0 brengen") een teamprestatie is, niet louter een afrekentool op de AF'er.

Samenvattend

Door teamvergaderingen te voorzien van slimme "Micro-Datapoint" sjablonen, wek je de ongestructureerde kennis tot leven in de dataset. Door de AF vervolgens het formele mandaat (in tijd en autoriteit) te geven om deze data in de KWP's te interpreteren, maak je van mens en AI echt één gesloten, lerende symbiose.